视频会议软件是视频会议系统中其中的一种，而视频会议系统的前身是电视电话会议，电视电话会议顾名思义，主要是通过电话来进行交流和沟通，但它缺乏面对面的图像沟通，视频会议系统的出现，音、视频、数据三要素成为视频会议系统沟通的主要方式。视频会议系统主要分为纯硬件视频会议系统以及纯软件视频会议系统、软硬件结合的视频会议系统。因为纯硬件视频会议或者软硬结合的视频会议系统通常都是固定在某个地点，而纯软件视频会议系统能够安装到不同的终端，包括PC或者移动终端。所以视频会议软件有更好的移动性，能够使异地会议达到何时、何地、何人都能进行正常的沟通交流。
使用网络视频会议软件进行异地会议，不但可以听到发言者的声音，还能清晰看到发言者的动作、表情及会场的其他图像细节，给与会者带来真实的观感。视频会议软件附带有数据协同功能，例如电子白板，通过电子白板，能观看操作者的手写板书;文档共享，能使和会者实时看到共享发言人打开的文档;屏幕共享，可以让发言人的屏幕图像传输到每个与会者;流媒体播放，让所有的与会者同时播放相应的流媒体影片。所以视频会议软件不但方便企业随时召开内部会议、技术交流，而且还帮助企业解决异地招聘、异地培训、等问题。视频会议软件使异地沟通变得更方便和高效，从而会深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力与竞争力。
由此可见，视频会议软件的功能特点决定其实现不论何时、何地、何人都能够即时参加异地会议的美好愿望。而视频会议软件并不仅仅只在企业中使用，也广泛运用于其他行业，对于教育机构而言，可以把不同区域的学生和教师通过视频会议软件进行连接与结合，共同观看实时的课堂音视频及互动教学。通过视频会议软件，大大缩近了不同地区的人和人之间沟通的距离，成为异地沟通交流的科技利器。
视频会议软件分类
**大类是能免费使用的。本身是文字聊天工具但附带有视频语音功能(如QQ，飞秋等)，这种软件由于本身不是专业的视频会议软件。
第二大类是收费的视频会议软件。这类软件不仅视频与语音清晰，且功能相对较多，如比较实用的电子白板功能(播放PPT，word等文件辅助会议的讲解)。
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